Contar con una buena presencia de marca y generar sólidas relaciones con partners es parte esencial de las planificaciones empresariales. Y la organización de eventos tecnológicos es una ventana abierta a nuevas posibilidades. No solo facilitan el intercambio de conocimientos, sino que también fomentan la colaboración y las oportunidades de networking -pero eso lo veremos más adelante-.

Si trabajas en una empresa IT y necesitas enfocarte en una efectiva organización de eventos tecnológicos continúa leyendo que revelaremos cuáles son las estrategias que debes tener en cuenta para que todo resulte de manera correcta.

¿Por qué es importante la organización de eventos tecnológicos?

Primero que nada, ¿a qué llamamos eventos tecnológicos? A los encuentros -pequeños o de mayor magnitud- o ferias donde se presentan y discuten avances, innovaciones y desarrollos en el ámbito IT. Suelen incluir conferencias, demostraciones de productos, talleres y más.

A su vez, pueden ser presenciales, virtuales o híbridos. Todo depende de factores como la necesidad de la marca de dar a conocer un producto o servicio, los fondos de marketing destinados para la acción, el lugar, etc. 

En tanto, organizar eventos de tecnología tiene sus ventajas, tales como:

• Visibilidad de marca: Mostrar tu empresa y sus innovaciones a una audiencia específica.
• Networking: Conectar con potenciales clientes, socios y otros profesionales del sector.
• Conocimiento del mercado: Observar las tendencias y desarrollos en la industria tecnológica.
• Generación de leads: Captar información de contacto de interesados en tus productos o servicios.

7 estrategias para organizar eventos IT exitosos

Satisfacer las necesidades del público objetivo y generar lazos comerciales son tareas difíciles, pero si cuentas con estrategias claras y buenos lineamientos, puedes lograrlo.

De hecho, una efectiva organización de eventos tecnológicos puede ser el factor diferencial que impulse el crecimiento y reconocimiento de tu empresa.

A continuación, te presentamos siete estrategias realmente eficaces para que estos encuentros IT sean un verdadero hallazgo para tus clientes, partners y vendors. 

1 – Definir objetivos claros y específicos 

Antes de comenzar la planificación, es fundamental tener en claro qué se espera lograr con el evento. ¿Es para generar leads, fortalecer relaciones, lanzar un producto? Establecer estos objetivos guiará todas las decisiones que siguen.

Ejemplo

Una empresa de software de gestión decide organizar un evento de lanzamiento para su nueva versión enfocada en la industria petrolera. Antes de iniciar la planificación, definen claramente los objetivos del evento: educar a los potenciales clientes sobre las mejoras del software, generar leads calificados entre los interesados y fortalecer las relaciones con los actuales clientes del sector. Estos objetivos guían la selección del contenido, los invitados y las estrategias de promoción del evento.

2 – Contratar una agencia especializada en eventos tecnológicos

La experiencia y el conocimiento en el sector IT son cruciales porque no todos los eventos requieren de la misma dinámica, recursos e incluso, presupuesto. Una agencia con un historial probado en la organización de eventos tecnológicos no solo aporta habilidades organizativas, sino también un entendimiento profundo del público objetivo y las reales necesidades del sector.

Ejemplo

Una startup de realidad aumentada planea organizar una conferencia para mostrar su tecnología a inversores, vendors y líderes de la industria. Deciden contratar a una agencia especializada en eventos tecnológicos que tenga experiencia previa en lanzamientos de productos de alta tecnología. La agencia no solo ayuda con la planificación logística -como la selección de un espacio moderno con equipamiento de realidad aumentada funcional- sino que también asesora sobre el mejor enfoque para atraer a la audiencia objetivo y garantizar una experiencia inmersiva y memorable.

3 – Seleccionar la ubicación adecuada

La elección del lugar puede determinar muchas cosas. Asegúrate de que sea accesible para los asistentes, cuente con la infraestructura tecnológica necesaria (como Internet de alta velocidad y equipamiento audiovisual de calidad) y se adapte al tamaño y estilo del encuentro IT que estás planeando.

Ejemplo

Una compañía de software de inteligencia artificial organiza una serie de talleres para capacitar a desarrolladores en nuevas técnicas de IA. Para asegurar la máxima participación, eligen hacer los encuentros en un espacio de co-working con una buena conexión a Internet y reconocido por su tener una infraestructura moderna. Además, se aseguran de que el lugar tenga salas equipadas con hardware necesario para la práctica de ejemplos en tiempo real durante los talleres. Otra opción puede ser que decidan realizar el evento de manera virtual, ya que su público puede estar en cualquier parte del mundo.

4 – Crear un programa atractivo y relevante

Nadie quiere llegar a un evento de tecnología y aburrirse, por eso, el contenido es fundamental para atraer y retener a los participantes. Diseña un programa que incluya conferencias, paneles, talleres y actividades interactivas que sean interesantes y pertinentes para tu audiencia. Invita a speakers reconocidos y líderes de opinión que puedan aportar valor y atraer a los asistentes. De esta manera, te estarás asegurando desde una buena asistencia hasta posibilidades de crecimiento de negocios en tus estrategias de marketing para canales.

Ejemplo

Una empresa de ciberseguridad organiza una conferencia anual para profesionales de la seguridad informática. Para ello, la recomendación es que diseñes un programa que incluya conferencias de expertos en el tema, paneles de discusión sobre tendencias emergentes y talleres prácticos de hacking ético. También puedes invitar a investigadores reconocidos para atraer a una audiencia diversa y garantizar que el contenido sea de alto valor.

5 – Promoción y marketing efectivos

Utiliza todas las herramientas disponibles para asegurarte de que tu evento llegue a la audiencia adecuada. De nada sirve que a al encuentro asistan personas que no harán negocios con tu empresa o no cumplan con los objetivos que te has propuesto. 

Un buen marketing incluye desde el uso de redes sociales y email marketing hasta la colaboración con influencers y la creación de contenido relevante. Asegúrate de comunicar claramente los beneficios de asistir y cómo el evento puede ayudar a los participantes a alcanzar lo que buscan.

Ejemplo

Una empresa de consultoría de marketing organiza un evento para presentar su nuevo servicio dedicado a compañías de tecnología. Para esto, puedes planear una estrategia de marketing digital que incluya anuncios segmentados en redes sociales como LinkedIn y X, colaboraciones con influencers del sector y la creación de contenido educativo sobre el potencial de las consultorías en el área. Además, envían invitaciones personalizadas a una lista cuidadosamente seleccionada de partners actuales y potenciales.

6- Fomentar la interacción y el networking

Los eventos tecnológicos no solo son oportunidades para aprender, sino también para establecer conexiones valiosas. Diseña espacios y actividades que faciliten el intercambio entre los asistentes, como sesiones de speed networking -es decir, charlas rápidas para compartir conocimientos, contactos y más-, áreas de exposición interactivas o incluso una app del evento que permita a los participantes conectarse antes, durante y después del encuentro.

Ejemplo

Una empresa de business intelligence organiza una conferencia para CEOs y directores de marketing de grandes corporaciones. Implementan una app del evento que permite a los participantes programar reuniones uno a uno con speakers y patrocinadores, participar en encuestas en tiempo real durante las sesiones para discutir temas específicos y acceder a una sesión de networking donde pueden compartir ideas y experiencias con otros líderes del sector.

7 – Evaluar y ajustar en tiempo real

Durante el evento, asegúrate de recolectar feedback continuo de los asistentes mediante encuestas rápidas, interacciones en redes sociales o comentarios directos. Esta retroalimentación te permitirá identificar áreas de mejora y hacer ajustes “en vivo” para maximizar la experiencia de los participantes y garantizar el éxito futuro de tus eventos tecnológicos.

Ejemplo

Durante un evento de IoT llevado a cabo por una empresa de tecnología de la información, el equipo de organización monitorea activamente las redes sociales y las encuestas de satisfacción en tiempo real. Identifican áreas donde los participantes expresan interés particular o preocupaciones comunes, y ajustan la agenda del evento para incluir más sesiones interactivas y estudios de caso prácticos sobre implementaciones exitosas de IoT en diferentes industrias. Esta adaptación permanente garantiza que el evento cumpla con las expectativas de los asistentes y maximice el retorno de inversión para los patrocinadores y expositores.

La tercerización como factor clave en la organización de eventos IT

No todas las empresas cuentan con profesionales en eventos y este puede ser tu caso. Para ello, es muy importante saber que no toda planeación de encuentros es igual y que cada sector tiene sus especialidades. El caso del rubro IT no es la excepción. 

Contar con expertos en la realización de eventos de tecnología no solo garantiza una ejecución impecable, sino que también aporta un conocimiento profundo del sector y sus particularidades. Estos profesionales saben cómo manejar los desafíos específicos que pueden surgir, desde la gestión de la infraestructura tecnológica hasta la creación de contenidos relevantes para quienes asistan. 

Además, al delegar estas tareas a especialistas, las empresas pueden centrarse en su core business y asegurarse de que cada evento sea una experiencia útil tanto para los participantes como para los objetivos específicos organizacionales.

¡Maximiza la presencia de tu empresa en eventos de tecnología!

En Entercomm contamos con un equipo de especialistas en organización de eventos tecnológicos con amplia trayectoria y la capacidad de adaptar propuestas para cumplir objetivos. 

Te invitamos a conocer nuestro servicio de eventos para empresas IT. Y si quieres saber más, ¡contáctanos! Nos encantaría ser parte de la organización de tu próximo encuentro.