Crear un workflow en Inbound Marketing es esencial para tener éxito al guiar a leads y clientes durante todo el proceso de compra. Permite automatizar acciones y personalizar los contenidos para que lleguen a cada persona en el momento justo.

Si quieres saber más sobre este tema, ¡no te pierdas este artículo! Te contaremos todo lo que necesitas para crear un flujo de trabajo con el fin de impulsar tus conversiones.

¿Qué es un workflow en Inbound Marketing?

En Inbound Marketing un workflow, o flujo de trabajo, es un sistema que permite automatizar una serie de acciones con el objetivo de guiar a los consumidores durante todo el funnel de ventas. Esto hace posible incrementar las conversiones al mismo tiempo que se gana  tiempo, eficacia y recursos. 

Dentro de esta metodología, los workflows suelen estar directamente relacionados con el email marketing. De hecho, el más común es el lead nurturing, un proceso que consiste en enviar contenido de valor a los clientes potenciales con el propósito de ayudarlos a avanzar en el proceso de decisión de compra.

El siguiente es un ejemplo de una de las posibilidades que ofrece la creación de un workflow para automatizar acciones en base a la inscripción a un webinar:

En esta imagen podemos ver con claridad que cada interacción que realiza el usuario con el material enviado (en este caso vía email) desencadena una serie de acciones automatizadas. En el ejemplo el envío finaliza ahí, pero un workflow real puede ser mucho más extenso.

Beneficios de crear un workflow 

Ayuda a ahorrar tiempo y recursos

La automatización de tareas siempre trae una gran ventaja: el ahorro de tiempo. Además,   un workflow en Inbound Marketing permite reducir costos y recursos porque al no tener que hacerlo manualmente, el equipo puede destinar esfuerzos en otras tareas.

Disminuye el margen de error

En relación con el punto anterior, crear un flujo de trabajo logra reducir el riesgo de equivocaciones por parte de los colaboradores. Por lo tanto, delegar estas acciones en un software de automatización también ayuda a mejorar la productividad laboral.

Aumenta las conversiones

Al acompañar a los usuarios para que se transformen en leads, posteriormente en clientes y por último fidelizarlos, se incrementan las probabilidades de obtener más conversiones. Cuanto mejor es la experiencia de los consumidores, más posibilidades hay de continuar generando ventas. 

Colabora con la personalización de contenidos

Crear un flujo de este estilo facilita la generación de contenidos pensados para cada segmento de leads y clientes en particular. Con una herramienta de workflow puedes, por ejemplo, personalizar los correos con los nombres de los usuarios. Esto promueve un trato más cercano y ayuda a elevar la tasa de apertura. 

Por otra parte, al conocer mejor a los consumidores es posible detectar qué tipo de contenido enviarles y cuál es el mejor momento para hacerlo.

5 preguntas para crear un workflow en Inbound Marketing

Si quieres generar un workflow que realmente optimice los procesos de marketing y ventas, responde a los siguientes interrogantes:

1. ¿Para qué quieres crear un workflow?

Definir los objetivos (principales y secundarios) es el primer paso de toda acción de marketing y lo mismo sucede con los flujos de trabajo. Antes de crearlos debes tener en claro su propósito y cómo puede ayudar a los clientes a tener una mejor experiencia de compra.

Contar con un workflow es muy útil para generar y enviar contenidos cuando los usuarios están más permeables a recibirlos. Por lo tanto, es necesario tener en claro a quiénes va a estar dirigido ese material. Para eso es fundamental crear un Buyer Persona, es decir una representación del cliente ideal de tu marca o un producto en particular. 

2. Genera contenidos

La segunda etapa para la creación de un workflow en Inbound Marketing requiere poner en marcha una estrategia de Content Marketing. Ya que en el punto anterior has decidido a qué segmentos vas a dirigirte y cuál es el perfil de tu comprador ideal, ahora es momento de desarrollar un mapa de contenidos. 

Cada flujo de trabajo debe automatizar una serie de envío de contenidos que, tal como vimos en el ejemplo de la imagen, serán desencadenados en base a las acciones de los usuarios. Lo más importante es conseguir que cada pieza se ajuste a las necesidades del lead o cliente en el momento en que lo necesita. 

3. Elige una herramienta

La efectividad de un workflow se basa en el uso de las herramientas de marketing automation. Para comenzar a automatizar tu flujo de trabajo debes escoger un software que se adapte a tus necesidades, en este caso que logre guiar correctamente el recorrido de los usuarios a través del embudo de ventas.

Entre las más reconocidas se destacan: 

• HubSpot
• Marketo, de Adobe
• Marketing Cloud, de Salesforce

La elección también dependerá del tamaño de la base y los objetivos particulares de tu negocio. 

4. Establece las acciones del workflow

Cada software es distinto y teniendo en cuenta cuán intuitivo es, deberás considerar diferentes aspectos. Sin embargo, hay algunos factores comunes a todas las herramientas:

• Envía un email al segmento de usuarios a los que quieras dirigir el mensaje. Por ejemplo: a aquellas personas que se inscribieron a tu webinar.
• Configura en la herramienta el período de tiempo que quieres que pase para que se vuelva a enviar otro correo.
• Define las bifurcaciones, tal como lo vimos en el ejemplo de la imagen. De esta manera puedes indicarle al workflow cómo debe actuar en base a los diferentes tipos de interacción de los usuarios.
• Programa un email interno que notifique a tu equipo que un nuevo lead o cliente ha llegado a una nueva etapa del funnel.

5. Evalúa los resultados

Está claro que en Inbound Marketing un workflow ayuda notablemente a optimizar los procesos, sin embargo no hay que restarle importancia a la monitorización. Revisa periódicamente las métricas disponibles en la herramienta de automation que estés utilizando. Allí encontrarás información valiosa para determinar si el sistema está funcionando o requiere ajustes.

¿Listo para iniciar un workflow?

En conclusión, un flujo de trabajo es un método excelente para recolectar prospectos y nutrirlos para acercarlos a la decisión de compra. Recuerda que cuanta más información relevante obtengas de tus contactos, más acertada será la personalización y el envío de contenidos. En consecuencia, verás cómo crece tu índice de conversiones.

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