Una comunicación interna sólida y fluida es parte fundamental en toda empresa, por eso es necesario contar con canales que permitan un contacto óptimo entre colaboradores. ¿Sabías que las herramientas colaborativas son aliadas perfectas para llevar a cabo este proceso?

Con el auge del trabajo híbrido y remoto, estos canales de comunicación mediados por la tecnología se han vuelto cada vez más importantes dentro de las organizaciones y hoy queremos contarte acerca de su importancia.

¿Quieres saber qué son las herramientas colaborativas en una empresa? ¿Te gustaría aprender a gestionarlas de manera eficiente? Entonces llegaste al sitio adecuado porque aquí te contaremos eso y mucho más.

Herramientas colaborativas: qué son y para qué sirven

Las herramientas colaborativas son aplicaciones de integración que se usan exclusivamente en el ámbito laboral. 

Estos canales permiten que haya una comunicación directa entre miembros de una empresa. Pueden ser redes sociales corporativas – hablaremos de ellas en el próximo apartado- o bien aplicaciones que actúen como nexos para coordinar y facilitar las tareas a través de Internet.

Las herramientas colaborativas suelen incorporar algunos elementos de mensajería de equipo, gestión de proyectos, gestión de tareas, herramientas de colaboración y, a la vez, ofrecen una forma de crear valor en la organización.

¿Son lo mismo las redes sociales corporativas y las generalistas?

La respuesta es no, no son lo mismo. Llamamos redes sociales generalistas a aquellas que las personas -individuales- utilizan como forma de ocio o trabajo, sin llegar a ser algo empresarial. Por ejemplo, si tienes una cuenta en Instagram o en TikTok, ese perfil es tuyo o de tu marca porque lo utilizas tú para comunicarte con personas que no forman parte de una empresa.

En cambio, las redes sociales corporativas que forman parte de herramientas colaborativas son internas y no se comparten con otras personas que no sean de la misma organización. Si trabajas en una empresa de tecnología, es probable que te comuniques con tus compañeros laborales a través de Slack, Trello o bien cuenten con un canal de Instagram cerrado. 

Asimismo, tampoco son lo mismo las redes sociales de una marca que las que llamamos corporativas, ya que las primeras sirven para comunicarse con los clientes o potenciales, y para aumentar la imagen de marca, entre otras cosas. 

Diferencias entre herramientas colaborativas e intranets

Muchas veces estos dos conceptos suelen confundirse pero debemos tener en cuenta que no son lo mismo. Representaremos sus principales diferencias en este gráfico:

Resumiendo, las herramientas colaborativas de una empresa cuentan con mayor alcance y potencian el networking entre los colaboradores. Si quieres fomentar el diálogo entre las diferentes partes de una organización, estas aplicaciones ayudarán a sembrar un buen camino.

¿Por qué apostar a las herramientas colaborativas en una empresa?

Luego de la pandemia, el trabajo remoto e híbrido ha tomado protagonismo y hay cada vez más negocios que contratan a sus colaboradores bajo esta modalidad. Por esta razón, -entre otras- las herramientas colaborativas son ideales para afianzar la comunicación desde cualquier parte del mundo.

Apostar al uso de los canales de comunicación empresariales ayuda a la transformación digital y a la eliminación de barreras geográficas.

Ventajas de usar herramientas colaborativas

Utilizar este tipo de aplicaciones permite, como premisa principal, que la comunicación entre miembros de una empresa sea fluida.

Además, hemos recopilado otras ventajas de usar herramientas colaborativas y aquí te las contamos: 

• Inmediatez en la comunicación.
• Colaboración y comunicación interna.
• Acceso a la información desde cualquier lugar.
• Mayor productividad.
• Organización de proyectos.
• Sentimiento de pertenencia a una organización.
• Apertura hacia la transformación digital.
• Aumento de la imagen de marca.

Ahora, pasemos a conocer cada uno de estos beneficios.

Inmediatez en la comunicación 

Esta es una de las características más destacables de las herramientas colaborativas. Puedes ingresar desde cualquier dispositivo para estar pendiente de las novedades de la empresa, recibir notificaciones y más. Todo es en el momento. 

Colaboración y comunicación interna

A través de las aplicaciones de colaboración puedes conocer la opinión sobre la empresa, enterarte de novedades, entre otras cosas.

Acceso a la información desde cualquier lugar

Ayudan a mejorar la gestión de la información, a ordenarla y llevar un registro de los recursos gráficos, audiovisuales, eventos o actividades. ¿Una gran ventaja? Puedes acceder desde cualquier lugar del mundo. Solo basta con tu usuario, clave -o bien autorización de ingreso- y una conexión a Internet. 

Mayor productividad

Al estar toda la información disponible en un solo lugar, las herramientas colaborativas reducen el número de correos electrónicos y reuniones innecesarias.

Organización de proyectos 

¿Necesitas comunicarte de manera rápida con una persona de otra área que está asignada a  tu proyecto? ¡Puedes hablar en vivo y en directo! 

Las aplicaciones de colaboración en empresas permiten organizar trabajos de manera fácil y dinámica. 

Fidelización y sentimiento de pertenencia

Gracias a estas herramientas podemos retener talento, sumar nuevos y hacer que las personas se identifiquen con la empresa.  

Apertura hacia la transformación digital

Estos canales impulsan el continuo uso de la tecnología y rompen esquemas al dejar de lado viejos paradigmas que dicen que un trabajo, que no requiere presencialidad, solo es efectivo si se realiza en una oficina. 

Aumento de la imagen de marca

¿Sabías que la reputación de una empresa no solo se rige por lo que opinan los clientes sino por lo que dicen los mismos colaboradores? 

Ten en cuenta que si las personas implicadas en un proyecto se sienten escuchadas, serán las mejores embajadoras de una marca.

Algunas de las herramientas colaborativas más útiles

¿Quieres saber qué canales pueden ayudar a crear un escenario mucho más integrador y comunicativo en tu negocio? Aquí te recomendamos algunos:

• G suite: desde planillas de cálculos, pasando por calendarios y videollamadas, esta gran red social ayuda a que las empresas se comuniquen eficazmente de manera interna. 
• Instagram: si bien es una red social en sí -de las conocidas como generalistas- muchas empresas utilizan este canal para comunicarse con sus colaboradores. ¿Cómo lo hacen? Creando un perfil privado solo accesible para aquellos que forman parte de la organización. 
• Trello: brinda la posibilidad de crear, asignar y resolver tareas a través de un panel colaborativo ideal para los negocios. 
• Slack: es por excelencia una de las aplicaciones recomendadas para interactuar, crear grupos cerrados y mucho más. Además, permite conectar otras aplicaciones, como por ejemplo Google Drive, para contar con todos los recursos en un solo lugar.
• WhatsApp: sin dudas, es una de las herramientas colaborativas más destacadas. Creando un grupo cerrado entre empleados, se establece un canal de comunicación fluido.

Cuando la mejor conexión comienza por lo interno

Mantener un diálogo no solo con el equipo de trabajo asignado sino con diferentes miembros de las áreas tiene muchos beneficios. La transformación digital ha dejado atrás la utopía de una desconexión para abrir paso a una conexión gradual, efectiva y sin fronteras.

¿Cuentas con herramientas colaborativas en tu negocio? Si necesitas asesoramiento para que la comunicación en tu empresa IT sea la esperada ¡aquí estamos para ayudarte!