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Cierre de año en pandemia: El reto de festejar en la nueva normalidad

A poco tiempo del cierre de un año desconcertante debido a la situación mundial por el COVID – 19, uno de los grandes dilemas que tienen hoy las empresas es cómo llevar a cabo el evento de fin de año teniendo en cuenta los desafíos y limitaciones que trae consigo la pandemia.

Si bien este no parece ser el momento para realizar una celebración, es importante tener en cuenta que el confinamiento ha cambiado la forma de relacionarse pero no la necesidad de crear un ambiente de armonía laboral. Es importante mantener motivado al equipo, reconocer los logros alcanzados, integrar al grupo de acción y al mismo tiempo fidelizar a los clientes.

Incluso se podría decir que hoy es mucho más importante reforzar los lazos ya que el nivel de interrelación es mucho más limitado, al respecto el Instituto Superior de Estudios Psicológicos recomienda utilizar herramientas de comunicación a distancia para no perder la oportunidad de socializar y compartir.

La nueva normalidad se ha convertido en un reto para todos y al mismo tiempo en una oportunidad para buscar nuevas formas de llegar a los clientes y reconocer al equipo. Las celebraciones de fin de año durante la pandemia son la oportunidad perfecta para poner en práctica todos los recursos que ofrece la interconexión virtual y crear una experiencia diferente.

Planeamiento y producción virtual

Habiendo definido la necesidad de realizar un festejo empresarial de fin de año, es importante iniciar la planificación. Para ello, es recomendable seguir algunos consejos para que nada quede fuera de control:

  • Creación de un cronograma: Que incluya fechas y tiempos estimados para el planeamiento, convocatoria y desarrollo de cada acción. Es importante definir con antelación la fecha central del evento.
  • Definir cuál será su plataforma: Si bien la reunión será a través de los recursos virtuales a la mano, es preciso definir cuál se adapta mejor a las necesidades de cada empresa. Si se planea hacer una presentación de resultados, lo mejor es crear una sala de Webinar. En caso que la intención sea tener una reunión de relacionamiento con los colaboradores y clientes, se puede gestionar una videollamada participativa ya sea a través de Zoom, Skype u otra plataforma similar. Y si lo que se busca es un evento masivo con clientes lo más apropiado sería usar una plataforma que ofrezca transmisión en vivo.
  • Identificar el público: Es importante que se tenga en claro desde el principio a quién va dirigido el evento, si se convocará al personal interno o se planea reunir a clientes. Luego se deberá definir como se hará la convocatoria y el seguimiento para asegurar la asistencia.
  • Concepto: La idea central de una reunión virtual debe ser creativa, diferente y memorable.
  • Piezas gráficas y presentes: Se recomienda crear una línea grafica con una identidad propia, de esa manera el evento se verá mucho más profesional. Esta imagen se debe replicar en todos los elementos como invitación, recordatorios, incluso para los materiales y kits presenciales.
  • Asegurar que todo llegue a tiempo: Días antes del evento todo debe estar en orden.
  • Definir cómo medir el feedback: Cuál será el canal de retroalimentación para cuantificar el resultado de la reunión virtual.
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Ideas para celebraciones creativas  

  1. Práctica participativa: Se trata de un evento en el que los participantes pueden ser parte del programa. Se crea un concepto central que puede incluir algún concurso, juegos en equipo o alguna actividad online y los asistentes realizan juegos de roles para llegar a un objetivo final
  2. Presentaciones artísticas: Se trabaja en convenio con un representante de alguna disciplina artística como música, cine o teatro; para brindar un espectáculo para todos los asistentes.
  3. Talleres con expertos: En este tipo de eventos, se prepara una giftbox que debe llegar a cada uno de los invitados, esta debe incluir todos los materiales necesarios para llevar a cabo la actividad. Las posibilidades son ilimitadas, desde catas de café, vino o cerveza, o también alguna actividad de pintura o arte. Además de la preparación de algún plato gastronómico.
  4. After Work: Una actividad mucho más informal que permite al equipo conectarse fuera del horario de oficina para compartir sin el stress laboral. Se puede acompañar de un box de catering que incluya bebida y comida, todo personalizado para hacerlo memorable.
  5. Experiencia presencial: Para esta actividad se puede considerar una plataforma de streaming privada, en la que se proyecta alguna película o video preparado especialmente para los asistentes. Todos forman parte del proyecto y se puede acompañar de algún detalle para cada uno de los asistentes.

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