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¿Cómo organizar eventos de prensa virtuales?

Realizar eventos de prensa virtuales es sumamente útil para las empresas para dar a conocer un nuevo producto o servicio, hacer un anuncio, celebrar un hito en su recorrido o simplemente generar relacionamiento.

De estos encuentros pueden participar periodistas, miembros de la empresa, empleados y proveedores. Lo importante es trabajar para comunicar un hecho puntual y que el mensaje tenga la difusión esperada. 

La realidad nos ha demostrado que ferias, conferencias, lanzamientos, capacitaciones y seminarios son posibles de realizar de manera digital. Es por eso que a continuación te daremos las recomendaciones que consideramos necesarias para crear un evento de prensa exitoso adaptado a los tiempos que corren.

Consejos para crear eventos de prensa virtuales exitosos

Lanza tus eventos de prensa virtuales vía streaming

Tras la pandemia las organizaciones han sabido incorporar con eficacia eventos a distancia a través de plataformas de streaming. El desafío es ofrecer una transmisión de calidad, captar el interés de los participantes al ofrecer un encuentro dinámico y con mensajes claros. Por ese motivo, es vital poner la creatividad a prueba con el fin de cautivar a los asistentes de principio a fin.

El trabajo debe concentrarse en el contenido, ya que el foco de atención de los periodistas está puesto en un hecho que es la noticia. Para ello es crucial que te preguntes qué y cómo vas a comunicar en tu evento.

Además, es importante definir si será un evento pequeño donde todos puedan comunicarse en directo o una presentación más masiva con un moderador que organice las preguntas.

Asegúrate de tener información relevante para comunicar

En un evento de prensa virtual los invitados están a la expectativa de lo que va a suceder y, ya que has logrado reunirlos, debes brindarles contenido de calidad. 

Prepárate con anticipación y crea una campaña de difusión para garantizar que todos los sectores interesados estén enterados. Para captar su atención puedes enviar invitaciones originales, cajas de regalos o ediciones especiales de tu producto. 

Evita los problemas técnicos realizando pruebas previas

Hoy en día existe una gran variedad de plataformas para realizar lives, pero hay que encontrar la que mejor se ajuste a las características de la marca y del evento. 

Si bien redes sociales como Instagram y Facebook ofrecen la posibilidad de transmitir en vivo, quizás no son las mejores opciones para llevar a cabo eventos de prensa virtuales. En cambio, plataformas como YouTube y Twitch están más preparadas para brindar soporte a este tipo de encuentros. 

Sin embargo, debes asegurarte de dominar el formato streaming y cada una de sus funciones con anticipación. Para ello realiza todas las pruebas que consideres necesarias. 

Envía un save the date para confirmar asistencia

Aunque no se trate de reuniones presenciales, los eventos virtuales de prensa también requieren confirmación. La elección del punto de encuentro digital estará basada en la cantidad de personas que asistan, así como la dinámica a implementar.

Procura enviar un recordatorio con anticipación, pero no mucho tiempo antes de la cita para que no quede perdida en un mar de emails olvidados.

Incluye un agasajo a domicilio

Si en los encuentros tradicionales contratabas un servicio de catering, en un evento virtual debes apoyarte en un buen proveedor y un servicio de mensajería confiable. 

Además de bebidas y comida para agasajar a los participantes, puedes enviar un presente como recordatorio del lanzamiento de tu producto o servicio. Haz que los invitados tengan presente el motivo de la convocatoria y al mismo tiempo se sientan especiales.

Comunica la dinámica al iniciar el streaming

Los eventos virtuales de prensa pueden ser algo desorganizados si no explicas qué estructura tendrán. Aclara qué lugar tendrán los comentarios de los asistentes, si serán leídos al principio o hacia el final y cuál será el momento correcto para hacer preguntas. 

Tanto en la promoción como en la apertura del live comunica quiénes serán los oradores, haciendo una presentación adecuada que deje expectantes a los miembros de la prensa.

Lo interesante de estos streamings es que –dependiendo de tus preferencias- quedarán por tiempo indefinido publicados en Internet. Esto exige un esfuerzo adicional para cuidar los detalles del video para que pueda ser disfrutado como un valioso material para quienes no hayan podido participar en vivo.

Si bien las formas han cambiado, la esencia de estos eventos se mantiene. Lo más importante es que la marca sea una fuente de información de primera mano para los medios de comunicación.

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