Planificar un evento empresarial con excelentes resultados es un proceso que requiere cuidar hasta el más mínimo detalle. Organizarlo y trabajarlo con tiempo es clave para evitar posibles inconvenientes y lograr que todo se desarrolle según lo esperado.
Para ayudarte en esta misión armamos una lista de las principales tareas a tener en cuenta, así que prepárate para tomar nota.
Checklist: 6 aspectos imprescindibles para tu evento empresarial
1. Definir el objetivo del evento
¿Cuál es la motivación para crear este evento? Un lanzamiento de producto o servicio, un aniversario de empresa, una celebración de fin de año o un kick off, pueden ser algunas de las razones.
Por otra parte, es recomendable establecer objetivos secundarios que se “esconden” detrás del principal. Por ejemplo: el lanzamiento de una marca o nuevo producto tiene como última finalidad promover las ventas. Pero en segundo lugar sus metas también pueden ser: generar networking, posicionarse en el mercado, destacarse de la competencia.
2. Calcular el presupuesto
Este punto es esencial porque permite trabajar en base a un estimativo de los recursos que la compañía está dispuesta a destinar en la realización de este evento empresarial en particular.
En base a esta información se podrán determinar detalles relacionados al sitio, el menú, la cantidad de invitados e incluso el material de cortesía a entregar tras finalizar el evento.
Es importante tener estos datos a mano por tres motivos:
- Usarlo como guía al cotizar los servicios con los proveedores.
- Comparar si el gasto final se ajustó al presupuesto.
- Calcular el retorno de la inversión del evento.
3. Armar la lista de invitados
Confeccionar una lista de participantes implica revisar los objetivos del evento empresarial y considerar quiénes no pueden faltar. Socios, clientes, colaboradores y stakeholders, todas las partes deben estar incluidas en la planificación.
En este punto también es importante tener presente el presupuesto porque de él dependerá la cantidad de personas que van a asistir. No es lo mismo alquilar un espacio y gestionar recursos para mil personas que para la mitad. De manera que mantenerse dentro de los costos estipulados es clave en el armado de esta lista.
Un consejo más al respecto: ¡no te olvides de la prensa! En el último punto hablaremos sobre este tema, por ahora solo diremos que la cobertura es muy importante.
4. Establecer fecha y lugar
Puede que escoger una fecha no sea tarea fácil y para tener éxito en esta tarea es básico contemplar los feriados o días destacados en el calendario. Presta especial atención a este aspecto sobre todo si tu evento empresarial involucra a personas de otros países, donde por lo general no sueles tener conocimiento pleno de sus festividades.
Respecto al lugar, si tu evento será presencial es vital que lo elijas en función de la cantidad de invitados. El objetivo de la reunión y las actividades a desarrollar están directamente relacionadas con el espacio, ya que la disposición y mobiliario que necesites para llevarlo a cabo dependen de estos factores.
Una vez que hayas definido cuándo y dónde será el evento empresarial debes apresurarte a enviar las invitaciones, cuanto antes las reciban más asistencia tendrá tu evento. Asegúrate de pedir confirmación para comprobar el número exacto de participantes.
5. Planificar menú e itinerario
El siguiente punto en nuestra checklist para organizar un evento empresarial exitoso consiste en planificar dos temas: el menú y el itinerario.
El servicio de catering debe contemplar la posibilidad de la presencia de personas con gustos y preferencias distintos. Por lo tanto, un menú variado puede aportar diversidad y la oportunidad de disfrutar nuevos sabores. Nuevamente, en el caso de tener invitados de otras regiones es importante incluir opciones que les resulten familiares.
En cuanto al itinerario, es esencial realizar una hoja de ruta con los horarios estimados para cada momento: inicio, comida, presentaciones, etc. ¿Habrá shows en vivo? ¿Alguna participación especial en videoconferencia? Todas las actividades deben ser cuidadosamente diseñadas y siempre contemplar soluciones prácticas ante posibles inconvenientes.
Cada actividad debe tener su espacio dentro de este documento detallado. Por supuesto los tiempos reales muchas veces no coinciden con los estimados, pero lo importante es tratar de ser lo más certero posible. La puntualidad es altamente valorada en estas situaciones.
6. Crear una estrategia de difusión y contenidos
Tal como lo adelantamos, llegamos al último aspecto a tener en cuenta en tu próximo evento empresarial: la invitación a la prensa. Su presencia es sumamente importante, teniendo en cuenta que son ellos quienes darán a conocer los detalles y el éxito del acontecimiento en los medios de comunicación. Esta convocatoria debe ser previamente pactada, es por eso que lo mencionamos cuando hablamos sobre la lista de invitados.
A su vez, debes generar material propio. Recopilar fotografías y videos de los momentos más relevantes es clave para incluirlos dentro de tu estrategia de Content Marketing. La difusión dentro de los canales de comunicación de la compañía (email marketing, redes sociales, blog o sitio web) te ayudará a incrementar el alcance de los resultados del evento.
Repasemos cada punto en una imagen para comprobar que no has olvidado nada:
¡Todo listo para comenzar a planificar tu evento empresarial!
Sabemos que organizar este tipo de eventos puede ser un poco complejo si no cuentas con los recursos necesarios. Pero, ¡no te preocupes! En Entercomm contamos con un equipo especializado y nos avalan 17 años de experiencia en el mercado latinoamericano. Nos apasiona crear experiencias inolvidables para nuestros clientes y sus invitados.
