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Eventos virtuales

8 pasos para eventos virtuales exitosos

El ciberespacio se ha convertido en el escenario donde se realizan todo tipo de eventos virtuales en esta época de pandemia. Desde ferias, conferencias, lanzamientos, capacitaciones y seminarios, todo es posible de realizar digitalmente, más aún ahora que el Covid-19 obliga al distanciamiento social.

Si estás planeando un evento virtual, ten en cuenta los siguientes pasos a seguir para que todo sea un éxito:

Objetivos y audiencia

Plantéate la finalidad del evento, qué deseas comunicar y si es el momento adecuado para hacerlo. Además, debes analizar las características del público al que te dirigirás y sus hábitos de conexión para identificar la mejor vía de llegarle.

Identidad visual

Para que sea fácilmente reconocible, es mejor crear un logo ad hoc para tu evento y mantenerlo en toda la línea gráfica que de este se desprenda.

Plataforma virtual

Identifica cuál es la mejor para realizar el evento atendiendo a las funcionalidades que requieres. Por ejemplo: el número de participantes, el grado de interacción y si se adapta a dispositivos móviles. Si bien hoy se usa mucho Zoom, existen muchas plataformas para concretarlo, como Meet, Teams, Virtway, Eventia o Walcon, por citar algunas.

Web atractiva

Dependiendo de la magnitud, puedes considerar el diseño de una web o una landing para promocionarlo. Este sitio servirá para difundir información relacionada a los ponentes, cronograma, programa, inscripciones y cualquier novedad alrededor del mismo. También se puede usar para campañas de e-mail marketing a fin de conseguir más inscriptos. Igualmente serviría para alojar el streaming del evento, distribuirlo y alternarlo con otras funcionalidades.

Prueba y presentación

Una vez elegida la plataforma, pide una prueba para asegurarte de que todo marche bien: calidad de video, audio, fondo y presentación, entre otros detalles. Ten en cuenta que a la hora de diseñar la presentación debe primar lo gráfico. Las personas no se conectan para leer diapositivas aburridas, por tanto necesitas elementos atractivos para mantener la atención del público.

Durante el evento

Recuerda que la dinámica es básica y en lo virtual hay que enganchar a la audiencia de inmediato. Es tan importante establecer los tiempos de las exposiciones como de las preguntas. Si el tema es interesante, tendrás muchas dudas que resolver y pasarte la hora pautada. Lo mejor es pedir a la audiencia que vaya enviando sus preguntas durante la exposición para que el moderador pueda organizar esta interacción.

Seguimiento

Si quieres saber qué le pareció a tu audiencia esta experiencia, puedes enviarles una encuesta y estar abierto a recibir sugerencias. Incluso, podrías preguntarle qué otra temática quisieran que abordes para tenerlo en cuenta en la siguiente oportunidad.

Análisis de data.

Al acabar con un seminario o entrenamiento, contarás con una base de datos importante del público, sus características, de dónde provienen y cuánto tiempo se conectaron. Esto servirá para mejorar en el futuro e ir adecuando temas de interés y detalles para mantener a la audiencia cautiva con nuevos y mejores eventos virtuales.

Sabemos que los eventos virtuales se han convertido en una herramienta indispensable para continuar con las capacitaciones, presentaciones y encuentros de relacionamiento, pero puede ser algo tedioso planificarlos, organizarlos y ejecutarlos. Seguir los pasos mencionados puede ayudarte a conseguir mejores resultados.

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